どうすれば残業を減らすことができるか――人手不足の会社が見直すべき仕事の進め方

残業を減らすことは、多くの企業にとって簡単な課題ではありません。人手不足が続く中、限られた社員で仕事を回さなければならず、繁忙期には残業が増えることもあります。

一方で、残業を減らすための取り組みといえば、「ノー残業デー」の設定や「残業時間を一律に減らす」といった、社員に早く帰るよう呼びかけるものが少なくありません。

しかし、仕事の量や進め方を変えずに、残業時間だけを減らすことには限界があります。社員に努力を求めても、仕事が終わらなければ残業はなくなりません。結果として、表面的には残業が減っても、仕事が翌日に持ち越されたり、一部の社員に負担が集中したりすることになります。

残業を減らすために必要なのは、社員に早く帰るように求めることではなく、仕事の総量や進め方、役割分担、人材配置を見直すことです。

今回は、残業が減らない会社に共通する構造を整理したうえで、残業削減に向けて経営者が取り組むべきことを考えます。

残業削減の取り組みは、なぜ変わらないのか

残業削減の施策として、昔からよく見られるのが「ノー残業デー」や「残業時間の削減目標」の設定です。曜日を決めて定時退社を促したり、部署ごとに残業時間の上限を設けたりする取り組みです。

もちろん、こうした取り組み自体に意味がないわけではありません。社員が残業を当然のものと考えている職場では、働き方を見直すきっかけになることもあります。

しかし、こうした施策には限界があります。

そもそも、仕事には繁閑があります。毎日同じ量の仕事が発生するわけではなく、顧客からの注文や納期、季節的な需要などによって、忙しい時期とそうでない時期があります。

また、人手不足が進む中では、以前なら複数人で対応していた仕事を、少ない人数で処理しなければならないこともあります。こうした状況で、全社員に一律に残業を減らすよう求めても、現実的に対応できない職場は少なくありません。

仕事が終わらなければ、社員は残業するか、仕事を翌日に持ち越すか、あるいは仕事の品質を落とすことになります。残業を減らすという目標だけが先行すれば、別のところにしわ寄せが生じる可能性があります。

近年は、固定残業代（みなし残業代）を給与に組み込む企業もあります。固定残業代は、一定時間分の時間外労働に対する賃金をあらかじめ給与に含めて支給する制度です。しかし、これを導入したからといって、仕事の量や進め方が変わるわけではありません。給与制度上の処理と、残業問題の解決は別の話です。

残業を減らすためには、まず、残業が発生する原因に目を向ける必要があります。社員に早く帰るように呼びかけるだけでは、仕事そのものは変わらないのです。

残業が減らない会社には、共通する構造がある

残業が常態化している会社では、単に仕事が多いというだけでなく、仕事の集中や属人化が進んでいることがあります。

例えば、特定の管理職やベテラン社員に仕事が集中している職場を考えてみます。

その人に多くの仕事が集中しているため、残業が増えます。しかし、周囲の社員は仕事の内容や進め方を十分に把握しておらず、簡単に引き継ぐことができません。結果として、本人が残業して処理するしかなくなります。

こうした状態が続けば、仕事はますます特定の人に依存するようになります。その人が休んだり、退職したりすれば、仕事が回らなくなる可能性もあります。

つまり、次のような悪循環が生まれます。

• 残業が常態化する
• 管理職や一部の社員に仕事が集中する
• 仕事が属人化し、他の社員に引き継げなくなる
• 特定の人が仕事を抱え続けるため、残業が減らない

このような職場では、人を採用しても、必ずしも問題が解決するとは限りません。新しい社員に仕事を教える余裕がなかったり、仕事を任せられるようになるまでに時間がかかったりするからです。

残業が減らない原因を人手不足だけに求めてしまうと、こうした問題を見落としかねません。

残業を減らすためには、仕事の量だけでなく、誰がどのような仕事を担っているのか、仕事がどのように配分されているのかまで把握する必要があります。

残業を減らすには、まず実態を把握する

残業削減に取り組む際、最初に行うべきことは、残業の実態を把握することです。

残業時間を全社平均で捉えているだけでは、どこに問題があるのか分かりません。残業は全社で一律に発生するわけではなく、部署や職種、社員によって大きな違いがあります。

まずは、勤務表や勤怠データを確認し、どの部署で、どの職種の、誰に残業が集中しているのかを明確にする必要があります。

例えば、全社平均の残業時間が月20時間だったとしても、実態は部署によって大きく異なるかもしれません。ある部署ではほとんど残業がない一方、別の部署では月40時間を超える社員が複数いるということも考えられます。

この場合、全社一律に残業を減らそうとするよりも、残業が集中している部署に焦点を当てた方が効果的です。

また、人手不足についても、具体的に把握する必要があります。

「人が足りない」という認識だけでは、採用活動の方向性も定まりません。どの部署で、どの職種の人材が不足しているのか。どのようなスキルや経験を持つ人が必要なのか。こうしたことを明確にする必要があります。

残業代を減らすことは、重要な経営課題の一つです。しかし、残業の背景にある業務運営上のリスクや、人員配置の問題など、より大きな課題にも目を向ける必要があります。

残業が集中しているところから、仕事を見直す

残業の実態を把握したら、次に行うのは原因の特定と改善です。

残業が多い部署や社員について、なぜ残業が発生しているのかを調べます。ここで重要なのは、残業時間が多いという事実だけで、原因を決めつけないことです。

残業の原因は、大きく分けると次のようなものがあります。

① 仕事の総量が多すぎる

そもそも、現在の人員で処理できる仕事量を超えている可能性があります。

この場合、業務の優先順位を見直し、必要性の低い仕事を廃止したり、サービスの範囲を縮小したりすることも検討する必要があります。

顧客の要望にすべて応えようとした結果、社内の仕事が増えすぎていないでしょうか。また、昔から続けているという理由だけで、必要性の低い業務を残していないでしょうか。

仕事を効率化する前に、そもそも、その仕事を続ける必要があるのかを考えることも重要です。

② 仕事の進め方に無駄がある

仕事の量自体は適切でも、進め方に問題があれば、余計な時間がかかります。

例えば、重複した確認や承認、過剰な資料作成、必要以上に多い会議などです。また、業務の手順が整理されていなかったり、担当者によって進め方が異なったりすることで、無駄な時間が発生していることもあります。

業務の手順や役割分担を見直し、システム化や自動化の検討を進めることも有効です。

③ 必要なスキルや能力を持つ人材が不足している

仕事を処理するために必要な知識やスキルを持つ人材が不足している場合もあります。

この場合、単純に人員を増やすだけでは解決しません。必要なスキルを持つ人材を採用するのか、既存社員の育成によって対応するのか、あるいは他部署から適任者を配置するのかを検討する必要があります。

④ 特定の社員に仕事が集中している

同じ部署の中でも、残業が多い社員と少ない社員がいる場合、仕事の配分に問題がある可能性があります。

担当業務や役割分担を確認し、他の社員に仕事を移管できないか、あるいは部署内外で人員配置を見直せないかを検討します。

このように、残業の原因によって必要な対策は異なります。全社一律の施策ではなく、残業が集中している場所を特定し、その原因に応じて仕事の総量、進め方、人材配置を見直していくことが重要です。

管理職に任せきりにしてはいけない

ここまで見てきたように、残業を減らすためには、仕事の実態を把握し、原因を特定する必要があります。

その際、重要な役割を担うのが管理職です。

勤務表を確認すれば、誰に残業が集中しているのかは分かります。しかし、なぜ残業しているのかまでは分かりません。

仕事の量が多すぎるのか、仕事の進め方に問題があるのか、本人のスキルや経験が不足しているのか。それとも、仕事に対する姿勢や取り組み方に問題があるのか。こうした事情は、数字だけでは判断できません。

日常的に部下の仕事を見ている直属の上司だからこそ、把握できることがあります。

しかし、ここにも難しい問題があります。

残業が多い部署では、管理職自身にも仕事が集中していることが少なくありません。部下の仕事を確認し、業務を整理し、役割分担を見直す必要があると分かっていても、自分自身の仕事に追われているため、改善に取り組む余裕がないのです。

結果として、管理職は自分で仕事を処理することを優先し、部下の育成や業務改善は後回しになります。

この状態では、残業削減が進まないだけでなく、管理職の不在によって業務が滞るなど、業務運営上のリスクも抱えていると考えるべきです。

まずは、管理職自身の業務負荷を把握し、必要に応じて仕事を減らしたり、他の社員に移管したり、他部署から支援したりすることが必要です。

また、中長期的には、特定の管理職や社員がいなければ仕事が回らない状態を改善していかなければなりません。業務の標準化、計画的な人材育成や配置転換などを通じて、業務の持続性を確保することが重要です。

管理職に業務改善を求めるだけでなく、管理職が改善に取り組める環境を整えることも、経営者の役割なのです。

残業削減は、会社の仕事のあり方を変えること

残業を減らすことは、単に社員の労働時間を短くすることではありません。限られた人材で、無理なく仕事を進められる会社に変えていくことです。

また、残業を減らすための取り組みは、社員の負担を軽減するだけでなく、会社の競争力にも関係します。

特定の社員に仕事が集中している状態を改善できれば、業務の継続性が高まります。社員が仕事の進め方を見直す余裕を持てれば、業務改善や人材育成も進めやすくなります。管理職が部下の育成や組織運営に時間を使えるようになれば、組織全体の力を高めることにもつながります。

残業が減らないのであれば、まず疑うべきなのは、社員の努力不足ではなく、仕事の設計や組織の仕組みではないでしょうか。

残業削減は、社員に早く帰るように求めることではなく、社員が無理なく成果を出せる会社をつくることなのです。

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